CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG CÔNG TÁC SINH VIÊN
1. Chức năng
Phòng Công tác Sinh viên có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong công tác quản lý sinh viên, vận động và cấp phát học bổng cho sinh viên; công tác an ninh trật tự, quản lý sinh viên nội, ngoại trú; hoạt động về chiến lược phục vụ cộng đồng cho sinh viên; quan hệ doanh nghiệp và tiếp nhận tài trợ, viện trợ từ đối tác.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
a. Chế độ chính sách cho sinh viên
- Tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách, quy chế học tập liên quan đến sinh viên theo quy định hiện hành;
- Tổ chức thực hiện việc mua, quản lý và giải quyết các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn cho sinh viên.
b. Tổ chức nhập học
Chủ trì tổ chức nhập học và tiếp nhận sinh viên trúng tuyển vào Trường theo kế hoạch và quy định.
c. Quản lý hồ sơ sinh viên
Quản lý hồ sơ sinh viên bảo đảm đúng quy định; bảo quản hồ sơ trong suốt quá trình học tập và thực hiện lưu trữ hồ sơ sinh viên sau khi tốt nghiệp theo quy định.
d. Công tác chủ nhiệm, cố vấn học tập
- Phối hợp với các khoa để lập danh sách giáo viên chủ nhiệm/cố vấn học tập, trình Hiệu trưởng quyết định;
- Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc sinh hoạt lớp định kỳ; tổng hợp, thống kê và báo cáo tình hình thực hiện sinh hoạt lớp trong toàn Trường.
đ. Công tác kỷ luật sinh viên
Là đầu mối giúp Hội đồng khen thưởng, kỷ luật sinh viên tổ chức thực hiện quy trình xem xét, xử lý kỷ luật sinh viên theo đúng quy định.
e. Công tác quản lý sinh viên
- Tổ chức, quản lý và vận hành bộ phận một cửa phục vụ sinh viên;
- Thực hiện việc xác nhận cho sinh viên đang học tập tại Trường liên quan đến vay vốn tín dụng, tạm hoãn nghĩa vụ quân sự và các xác nhận khác theo quy định;
- Chủ trì công tác đánh giá kết quả rèn luyện sinh viên;
- Phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan chức năng trong công tác bảo đảm an ninh trật tự, quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú;
- Phối hợp tuyên truyền, giáo dục phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội, ma túy, dịch bệnh; nâng cao ý thức chấp hành pháp luật, an toàn giao thông cho sinh viên;
- Trực tiếp quản lý ký túc xá sinh viên; bảo đảm an ninh trật tự, an toàn phòng cháy chữa cháy trong khu ký túc xá;
- Tiếp nhận, giải quyết hồ sơ nội trú, ngoại trú; kiểm tra việc chấp hành các quy định về ký túc xá; thực hiện việc đăng ký cho sinh viên ở nội trú trong ký túc xá đúng quy định của pháp luật.
g. Công tác vận động và cấp phát học bổng cho sinh viên
- Tham mưu xây dựng, ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác học bổng;
- Chủ trì vận động, tìm kiếm và phát triển các nguồn học bổng trong và ngoài nước;
- Tổ chức xét chọn, cấp phát học bổng cho sinh viên theo đúng quy định và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
h. Công tác quốc phòng an ninh cho sinh viên
- Tổ chức các lớp giáo dục quốc phòng cho sinh viên;
- Tổ chức tuần sinh hoạt công dân cho sinh viên vào đầu khóa, giữa khóa và cuối khóa học; tổ chức giáo dục chính trị tư tưởng cho sinh viên;
- Phối hợp với Ban Chỉ huy Quân sự các cấp và địa phương để quản lý việc tạm hoãn nghĩa vụ quân sự của sinh viên theo quy định.
i. Công tác quản lý phục vụ cộng đồng của sinh viên
- Tham mưu xây dựng mục tiêu, kế hoạch và tổ chức triển khai chiến lược phục vụ cộng đồng cho sinh viên;
- Chủ trì tổ chức và quản lý các hoạt động phục vụ cộng đồng của sinh viên theo kế hoạch.
k. Công tác quan hệ doanh nghiệp
- Tham mưu cho Ban Giám hiệu và các Khoa xây dựng mối quan hệ hợp tác với các doanh nghiệp, chính quyền, các tổ chức và cá nhân phục vụ cho các hoạt động quan hệ doanh nghiệp;
- Tiếp nhận, tổng hợp thông tin và nhu cầu hợp tác từ các công ty, doanh nghiệp, cơ quan; làm đầu mối phối hợp, kết nối với các đơn vị chức năng trong Trường để thực hiện các hoạt động liên kết đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ theo thẩm quyền;
- Tham mưu và chủ trì xây dựng, quản lý, theo dõi việc triển khai thực hiện các biên bản ghi nhớ (MoU) đã ký kết với doanh nghiệp, đối tác trong và ngoài nước;
- Thiết lập và duy trì quan hệ hợp tác với các hiệp hội nghề nghiệp trong nước và quốc tế;
- Vận động, kết nối nguồn tài trợ về trang thiết bị, kinh phí, học bổng từ doanh nghiệp và các đối tác;
- Tổ chức ngày hội việc làm cho sinh viên.
l. Sinh viên thực tập nước ngoài
Chủ trì tổ chức, quản lý và hỗ trợ sinh viên tham gia các chương trình thực tập, trải nghiệm nghề nghiệp ở nước ngoài theo quy định.
m. Công tác tiếp nhận tài trợ
- Là đầu mối tiếp nhận các khoản tài trợ, viện trợ từ các tổ chức, cá nhân theo quy định;
- Chủ trì xây dựng quy trình, biểu mẫu tiếp nhận, quản lý và bàn giao tài sản, tài chính tài trợ cho các đơn vị liên quan.
n. Công tác khác
- Phối hợp với Phòng Tổ chức Hành chính trong việc tổ chức Lễ Khai giảng năm học, Lễ trao học bổng UTE, Lễ trao bằng tốt nghiệp cho sinh viên; công tác khám sức khỏe cho sinh viên; đảm bảo an ninh trật tự và phòng cháy chữa cháy tại ký túc xá;
- Phối hợp với Phòng Pháp chế và các đơn vị liên quan trong công tác khen thưởng sinh viên;
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao theo quy định của pháp luật.