Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Học liệu và Truyền thông
1. Chức năng
Trung tâm Học liệu và Truyền thông có các chức năng tham mưu, giúp việc Ban Giám hiệu về: chiến lược, kế hoạch và định hướng công tác học liệu và công tác truyền thông; quản lý, triển khai các hoạt động liên quan đến công tác thư viện, học liệu; quản lý, triển khai các hoạt động về truyền thông. Được Hiệu trưởng ủy quyền, giao nhiệm vụ thực hiện một số dịch vụ có liên quan, phù hợp quy định pháp luật.
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
a. Công tác xây dựng chiến lược, kế hoạch và định hướng công tác học liệu và công tác truyền thông
- Xây dựng chiến lược phát triển của Trường về học liệu và truyền thông; xây dựng kế hoạch công tác học liệu và truyền thông hằng năm; đề xuất các chính sách để phát triển hoạt động học liệu và truyền thông;
- Xây dựng kế hoạch bổ sung sách, báo, giáo trình, tài liệu, tạp chí (trong và ngoài nước); đảm bảo tổ chức tốt việc cho bạn đọc mượn sách, báo, tài liệu, giáo trình phục vụ cho bạn đọc/người dùng tin mượn tài liệu, giáo trình kịp thời, đúng đối tượng và đúng quy định, cấp thẻ thư viện cho bạn đọc/người dùng tin (nếu có);
- Xây dựng kế hoạch (gồm truyền thông thường xuyên và đột xuất) và triển khai thực hiện các hoạt động truyền thông cho các sự kiện của Trường; hỗ trợ các hoạt động truyền thông cho sự kiện của các đơn vị;
- Xây dựng kế hoạch nâng cấp, hiện đại hoá công tác thư viện nhằm tăng cường khả năng lưu trữ, tìm kiếm, xử lý thông tin trong nước và quốc tế.
b. Công tác học liệu/thư viện
- Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý nguồn tài nguyên của thư viện phục vụ cho đào tạo và nghiên cứu khoa học của Trường; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thông tin; xây dựng các cơ sở dữ liệu; phát triển và quản trị kho Tài nguyên giáo dục mở; kết nối chia sẻ dữ liệu số với hệ thống thư viện các trường đại học khác;
- Tiếp nhận, lưu chiểu các luận văn, luận án, báo cáo tổng kết đề tài/dự án/kỷ yếu hội nghị, tài liệu sản phẩm thực hiện nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ; các giáo trình, tài liệu học tập, giảng dạy và các tài liệu số khác do cán bộ, giảng viên và sinh viên của Trường thực hiện;
- Tiếp nhận, lưu trữ, hướng dẫn khai thác các nguồn tài liệu được biếu, tặng;
- Công tác phục vụ, phát triển bạn đọc/người dùng tin và văn hóa đọc/nghiên cứu: tổ chức phục vụ bạn đọc, bảo đảm việc mượn sách, báo, tài liệu, giáo trình được thực hiện kịp thời, đúng đối tượng và đúng quy định; thực hiện phục vụ bạn đọc theo quy định của Nhà nước và theo yêu cầu của Ban Giám hiệu, đồng thời tổ chức hướng dẫn sinh viên mới sử dụng thư viện; tổ chức các hoạt động thông tin, tuyên truyền giới thiệu sách, báo mới để thu hút người đọc đến sử dụng tài liệu thư viện; tổ chức các đợt vận động đọc sách, báo; xây dựng phong trào và hình thành thói quen đọc sách, báo trong cán bộ, viên chức, người lao động và người học; tổ chức mạng lưới cộng tác viên, Câu lạc bộ Bạn đọc hỗ trợ cho hoạt động của thư viện khi cần thiết; đối với một số dịch vụ có liên quan như in ấn, sao chép, hỗ trợ khai thác, sử dụng thông tin, tài liệu, Trung tâm thực hiện nhiệm vụ theo ủy quyền của Hiệu trưởng phù hợp với các quy định hiện hành;
- Giám sát, đánh giá hiệu quả khai thác tài nguyên học liệu (bao gồm các cơ sở dữ liệu điện tử) của các Khoa/Bộ môn trong Trường để báo cáo tình hình, kết quả hoạt động của công tác thông tin, học liệu giúp Ban Giám hiệu nắm bắt tình hình, quản lý, chỉ đạo kịp thời;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan bảo đảm nhu cầu tài liệu, giáo trình phục vụ cán bộ, giảng viên và người học; chủ trì tổ chức khảo sát nhu cầu bạn đọc, người dùng tin làm cơ sở đề xuất, lựa chọn đối tác cung cấp cơ sở dữ liệu điện tử; xây dựng kế hoạch bổ sung sách, báo, giáo trình, tài liệu, tạp chí (trong và ngoài nước); chủ trì thực hiện việc số hóa tài liệu, giáo trình được tiếp nhận nhằm xây dựng, phát triển cơ sở dữ liệu nội sinh của Trường, phục vụ định hướng xây dựng và phát triển tài nguyên số, thư viện số/thư viện điện tử; chủ trì khai thác, ứng dụng các cơ sở dữ liệu điện tử để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc/người dùng tin;
- Tìm kiếm, kết nối, khai thác hợp pháp các nguồn thông tin khoa học hữu ích trong và ngoài nước phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học; phát hành Danh mục/Bản tin học liệu giới thiệu tóm tắt các tài nguyên học liệu, tài liệu số của Trường cung cấp cho các đơn vị trong Trường nội dung tóm tắt của tài liệu, sách, báo, tạp chí, công trình mới;
- Quản lý tốt cơ sở vật chất hiện có, từng bước có kế hoạch nâng cấp, hiện đại hóa Thư viện; quản lý các phòng dạy học số; có trách nhiệm chia sẻ các thông tin của thư viện cho các đơn vị trong Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật và liên Trường thành viên của Đại học Đà Nẵng; quản lý, tổ chức phòng đọc, phòng mượn phục vụ cán bộ viên chức, người lao động và người học; quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị được giao cho Trung tâm;
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Ban Giám hiệu trong việc thiết kế không gian cảnh quan học tập cho sinh viên; chủ trì xây dựng và vận hành các quy trình ISO trong công tác học liệu; thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu phân công về công tác học liệu, thư viện;
- Thực hiện báo cáo về công tác học liệu, thư viện và truyền thông của Trường đối với Đại học Đà Nẵng và các đơn vị ngoài Trường.
c. Công tác truyền thông
- Thực hiện, phát hành các sản phẩm truyền thông của Trường: Bản tin định kỳ, Newsletter, Brochure, Handbook, Báo cáo thường niên (phiên bản truyền thông);
- Xây dựng nội dung và tổ chức in ấn, xuất bản tạp chí, bản tin, video tập san, kỷ yếu hội thảo, kỷ yếu ảnh và các ấn phẩm của Trường theo quy định của pháp luật;
- Trình cấp thẩm quyền phê duyệt thành lập, làm thường trực Ban Biên tập, quản lý trang thông tin điện tử (website) của Trường; giám sát, phối hợp xử lý các vấn đề truyền thông trên các kênh truyền thông của Trường và các đơn vị thuộc và trực thuộc (website, fanpage, TikTok,YouTube...); xây dựng kịch bản dự báo, xử lý các vấn đề về truyền thông (nếu có), nội dung trả lời báo chí khi được Hiệu trưởng hoặc người được ủy quyền là người phát ngôn của Trường giao nhiệm vụ;
- Xử lý hoặc phối hợp với các đơn vị trong và ngoài trường để xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến học liệu và truyền thông như cổng thông tin điện tử, hệ thống E-learning và các website khác do Trường triển khai;
- Quản lý, kiểm soát thông tin trên Website, Fanpage của các đơn vị nhằm đảm bảo tính thống nhất về thông tin và phát huy hình ảnh học hiệu của Trường; phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức lưu trữ và khai thác hình ảnh, video của Trường; ghi lịch sử Trường;
- Triển khai thành lập, tổ chức hoạt động cộng tác viên truyền thông (bao gồm cộng tác viên tin, bài, hình ảnh, thiết kế, chia sẻ thông tin trên các kênh fanpage, YouTube, Tiktok...) để thu thập tin tức, đưa tin về các hoạt động của Trường trên các phương tiện thông tin của Trường và các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài truyền hình...); tổ chức mạng lưới cộng tác viên hỗ trợ cho việc biên tập nội dung website tiếng Anh khi cần thiết;
- Chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức thông tin tuyên truyền; xây dựng chiến lược phát triển học hiệu theo từng giai đoạn phù hợp với mục tiêu phát triển của Trường; xây dựng kế hoạch và tổ chức các sự kiện truyền thông, quảng bá hình ảnh học hiệu của Trường với xã hội;
- Tham mưu nội dung thông tin/thông cáo báo chí trước mỗi sự kiện, khi cần thiết theo nhiệm vụ, phân công của Ban Giám hiệu; thực hiện bộ công cụ nhận diện học hiệu của Trường; phối hợp, hỗ trợ các đơn vị quảng bá hình ảnh, học hiệu của đơn vị mình và Trường; xây dựng bộ nhận diện học hiệu và các bộ quy cách, quy chuẩn học hiệu theo tiêu chuẩn ISO cho Trường; tư vấn cho các đơn vị trực thuộc xây dựng bộ nhận dạng thương hiệu phù hợp với bộ nhận dạng học hiệu của Trường;
- Cung cấp thông tin truyền thông và các thông tin khác theo nhiệm vụ Ban Giám hiệu giao để quảng bá học hiệu Trường cho các đơn vị truyền thông của Đại học Đà Nẵng và các đơn vị thành viên, phóng viên báo, đài;
- Quản lý, giám sát các hình thức tuyên truyền, quảng cáo của các đơn vị bên ngoài khi tổ chức trong khuôn viên của Trường;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám hiệu phân công và chịu trách nhiệm trước Ban Giám hiệu về tổ chức triển khai các nhiệm vụ cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ về công tác truyền thông.
d. Công tác khác
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổ chức báo cáo thời sự, phổ biến chủ trương chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước;
- Phối hợp với Phòng Tổ chức - Hành chính về các công tác: tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng tổ chức họp báo, gặp mặt báo chí;
- Phối hợp với Phòng Đào tạo, Phòng Công tác sinh viên và các đơn vị có liên quan quảng bá, truyền thông tư vấn tuyển sinh;
- Phối hợp, hỗ trợ chuyên môn, nghiệp vụ với các trung tâm/đơn vị học liệu và truyền thông của các đơn vị thành viên, thuộc và trực thuộc Đại học Đà Nẵng; phối hợp với tư cách là thành viên của các tổ chức, hiệp hội thư viện, truyền thông trong và ngoài nước khi được Hiệu trưởng phân công nhiệm vụ;
- Thực hiện nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao theo quy định của pháp luật.