Giới thiệu

	Điện thoại: (84) 0236.3894399
	Email: tchc_dhspkt@ute.udn.vn
	TS. Nguyễn Thị Khánh Hồng
	Trưởng phòng
	Điện thoại: (84) 0236.3894399
	Email: ntkhong@ute.udn.vn
	ThS. Phan Quang Tùng
	Phó Trưởng phòng
	Điện thoại: (84) 0236.3532118
	Email: pqtung@ute.udn.vn
	ThS. Lê Thị Diệu Linh
	Phó Trưởng phòng
	Điện thoại: (84) 0236.3532118
	Email: ltdlinh@ute.udn.vn

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ  VÀ QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH

1.     Chức năng

Phòng Tổ chức - Hành chính có chức năng tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng trong các hoạt động chung của Trường và các công tác: tổ chức, nhân sự; chế độ, chính sách cho viên chức, người lao động; quản trị hành chính, văn phòng, lưu trữ; lễ tân, khánh tiết, tổ chức sự kiện; bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh trật tự; công tác y tế học đường; công nghệ thông tin và chuyển đổi số.

2.         Nhiệm vụ và quyền hạn

a.         Điều phối hoạt động chung của Trường

-    Là đầu mối điều phối chung các hoạt động trong Trường nhằm triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác.

-    Truyền đạt các quyết định, chỉ đạo, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn Trường;

-    Chủ trì tham mưu các nội quy, quy định nhằm đảm bảo nề nếp, kỷ cương, kỷ luật lao động đối với viên chức và người lao động trong Trường.

b.         Công tác tổ chức, quản lý nhân sự

-    Tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng, kiện toàn, điều chỉnh cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Trường phù hợp với chiến lược phát triển;

-    Nghiên cứu và phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng, điều chỉnh, bổ sung các quy định, quy chế, nội quy làm việc phù hợp với yêu cầu phát triển của Trường;

-    Dự thảo quyết định thành lập các hội đồng tham mưu, tư vấn cho Đảng ủy, Ban Giám hiệu và các cấp có thẩm quyền theo yêu cầu.

-    Chủ trì xây dựng đề án vị trí việc làm, đề án tinh giản biên chế, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, phát triển đội ngũ viên chức và người lao động của Trường;

-    Tổ chức thực hiện công tác định biên, tuyển dụng, sử dụng, sắp xếp, điều động, quy hoạch viên chức, người lao động theo phân cấp và quy định hiện hành;

-    Tổ chức hướng dẫn tập sự, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp của viên chức, người lao động;

-    Tổ chức thực hiện các quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, thôi giữ chức vụ, kéo dài thời gian giữ chức vụ đối với cấp trưởng, cấp phó các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường theo quy định;

-    Chủ trì xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn về đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực quản lý cho viên chức, người lao động;

-    Tổ chức thực hiện việc xét, đề nghị chức danh giáo sư, phó giáo sư theo quy định;

-    Tổ chức thực hiện thủ tục cử, gia hạn, thu nhận và tiếp nhận lại cho viên chức đi công tác, học tập ở trong nước và nước ngoài có thời hạn không quá 90 ngày; thực hiện các chế độ, chính sách liên quan đến viên chức đi học tập, công tác ở nước ngoài theo quy định;

-    Tổ chức thực hiện nhận xét, đánh giá, phân loại viên chức, người lao động hàng năm theo phân cấp quản lý;

-    Quản lý, cập nhật hồ sơ, cơ sở dữ liệu viên chức, người lao động; thực hiện báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền;

-    Chủ trì tổ chức thực hiện việc kê khai, công khai, lưu trữ và báo cáo kê khai tài sản, thu nhập của người có nghĩa vụ kê khai theo quy định;

-    Thực hiện báo cáo định kỳ về công tác tổ chức cán bộ theo quy định của Đại học Đà Nẵng và các cơ quan quản lý cấp trên.

c.          Công tác chế độ chính sách

-    Hướng dẫn, quản lý và tổ chức thực hiện các chế độ, chính sách đối với viên chức và người lao động về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ liên quan;

-    Quản lý và thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên nhà giáo, phụ cấp thâm niên vượt khung, phụ cấp ưu đãi, phụ cấp độc hại và các khoản phụ cấp khác theo quy định;

-    Thực hiện chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ phép, tai nạn lao động và các chế độ chính sách khác theo quy định của pháp luật;

-    Quản lý và thực hiện chế độ chính sách liên quan đến hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động, hợp đồng khoán việc, hợp đồng dịch vụ;

-    Chủ trì tham mưu ban hành quyết định và tổ chức thực hiện chế độ thôi việc, chấm dứt hợp đồng làm việc, chuyển công tác, nghỉ hưu đối với viên chức, người lao động.

d.         Công tác quản trị hành chính

-    Tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất thuộc lĩnh vực hành chính, văn phòng theo yêu cầu;

-    Quản lý, điều phối và thông báo lịch công tác tuần của Trường;

-    Tiếp nhận, xử lý công văn, quyết định, văn bản đi, đến;

-    Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu theo quy định;

-    Tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ hành chính và hồ sơ viên chức, người lao động theo quy định;

-    Quản lý hoạt động dịch vụ; tham mưu cho Ban Giám hiệu trong việc ký kết hợp đồng với các đối tác cung cấp dịch vụ;

-    Quản lý, vận hành hệ thống điều hành tác nghiệp của Trường.

-    Quản lý việc sử dụng phòng học, phòng họp, phòng khách quốc tế, hội trường và các không gian phục vụ hoạt động chung của Trường;

-    Quản lý, theo dõi việc sử dụng trang thiết bị phục vụ giảng dạy, hội họp và hoạt động hành chính;

-    Thực hiện công tác phục vụ hành chính cho Ban Giám hiệu.

đ. Công tác lễ tân, khánh tiết, tổ chức sự kiện

-    Chủ trì và phối hợp với các đơn vị liên quan trong Trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường gồm: Hội nghị viên chức, người lao động; Lễ kỷ niệm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam; Lễ kỷ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11; Lễ công bố Quyết định bổ nhiệm, quy hoạch; đón chào năm mới; khai trương, khánh thành và các hoạt động đối nội, đối ngoại của Trường;

-    Tổ chức thực hiện các công tác hiếu, hỷ theo quy định nội bộ;

-    Quản lý điều phối phương tiện ô tô phục vụ hoạt động chung của Trường theo kế hoạch được phê duyệt.

e.          Công tác bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh trật tự

-    Tham mưu và tổ chức thực hiện các phương án đảm bảo an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, phòng chống thiên tai trong khu vực Trường;

-    Quản lý, vận hành hệ thống camera giám sát an ninh của Trường, thực hiện các phương án phòng chống mất mát tài sản;

-    Tổ chức triển khai các phong trào toàn dân bảo vệ an ninh Tổ quốc; thực hiện công tác quốc phòng, an ninh và bảo vệ chính trị nội bộ;

-    Chủ trì xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất về công tác quốc phòng, an ninh của đơn vị;

-    Là đầu mối làm việc với cơ quan công an và chính quyền địa phương trong việc bảo đảm an ninh trật tự và bảo vệ chính trị nội bộ.

g.    Công tác y tế học đường

-    Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh môi trường, an toàn vệ sinh thực phẩm, phòng chống dịch bệnh, an toàn lao động, phòng chống các nguy cơ ô nhiễm môi trường;

-    Xây dựng và triển khai kế hoạch chăm sóc sức khỏe ban đầu, khám sức khỏe định kỳ cho viên chức, người lao động;

-    Triển khai công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể và các chế độ y tế liên quan theo quy định;

-    Tổ chức cấp phát thuốc, sơ cấp cứu tai nạn, chấn thương trong trường học; tư vấn sức khỏe, tâm lý học đường, chăm sóc sức khỏe ban đầu cho viên chức, người lao động và sinh viên của Trường.

h.   Công tác công nghệ thông tin và chuyển đổi số

-    Tham mưu xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển hệ thống công nghệ thông tin và chuyển đổi số của Trường; đề xuất việc thay đổi giải pháp kỹ thuật, công nghệ để nâng cao năng lực quản lý, điều hành đáp ứng yêu cầu của Trường trong từng giai đoạn;

-    Triển khai phát triển và ứng dụng hiệu quả các phần mềm nhằm thực hiện chuyển đổi số và nâng cao chất lượng hoạt động trong toàn Trường;

-     Tham gia tư vấn, xây dựng các dự án triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số, đầu tư thiết bị công nghệ thông tin tại Trường;

-     Chủ trì xây dựng và giúp Ban Giám hiệu giám sát việc thực hiện quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan đến công nghệ thông tin và chuyển đổi số;

-     Tổ chức xây dựng, quản lý và vận hành cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin phục vụ các hoạt động chung của Trường và cung cấp, duy trì hoạt động mạng Internet tại các đơn vị;

-    Quản lý và phối hợp với các đơn vị liên quan để triển khai và khai thác hiệu quả hệ thống quản lý học tập Learning Management System (LMS); hệ điều hành tác nghiệp; hệ thống đánh giá, phân loại viên chức của Trường theo phân công của Hiệu trưởng;

-     Quản lý hệ thống thư điện tử, tên miền, máy chủ ảo và cấp phát cho người dùng của Trường;

-     Xây dựng giải pháp quản trị và triển khai bảo đảm an toàn và bảo mật cơ sở dữ liệu hệ thống, cơ sở dữ liệu cá nhân, phần mềm quản lý của Trường;

-     Đề xuất thay thế, nâng cấp, sửa chữa, lắp đặt, cài đặt và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất và các phương tiện, trang thiết bị công nghệ thông tin được giao gồm: hệ thống máy chủ, máy chủ ảo, hệ thống mạng có dây, hệ thống mạng không dây, máy vi tính, thiết bị mạng, máy chiếu, phần mềm đang sử dụng, đường truyền Internet của Trường;

-    Hỗ trợ kỹ thuật cho các viên chức và người lao động trong việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công việc chuyên môn, công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý của Trường;

-    Kiểm tra và đề xuất sửa chữa, xử lý sự cố hư hỏng máy tính, thiết bị mạng, phần cứng; cài đặt, nâng cấp phần mềm của các đơn vị khi có đề nghị;

-    Thực hiện chế độ báo cáo về công tác công nghệ thông tin theo quy định của Đại học Đà Nẵng và các cơ quan chức năng.

i.      Công tác khác

-    Phối hợp với phòng Kế hoạch Tài chính giải quyết chế độ chính sách khác, quản lý phí cho cán bộ viên chức và người lao động;

-    Phối hợp với Phòng Công tác Sinh viên lập kế hoạch khám sức khỏe cho sinh viên; thực hiện quyền lợi về bảo hiểm y tế và bảo hiểm thân thể cho sinh viên theo quy định;

-    Phối hợp với Trung tâm Học liệu và Truyền thông quản lý thông tin và bảo mật trên website của Trường;

-    Phối hợp với Phòng Cơ sở vật chất xây dựng kế hoạch định kỳ hằng năm liên quan đến kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị tin học mà Phòng Tổ chức - Hành chính quản lý như máy chủ, máy tính, máy chiếu, phần mềm đang sử dụng.

-    Phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường: Tổ chức thi trên máy tính; hỗ trợ và thực hiện các hoạt động tin học liên quan tới tuyển sinh, khảo thí và đảm bảo chất lượng giáo dục.

-      Thực hiện nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao theo quy định của pháp luật.